Einzelne Verarbeitungsvorgänge
1. Datenverarbeitung „Bewerbungsprozess“
1.1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Im Zuge des Anlegens eines Bewerberprofils können Sie folgende Daten eingeben: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Geburtsort, Nationalität, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, und Angabe, ob der Erhalt von E-Mails über passende Jobs erwünscht ist. Außerdem gibt es im Bewerberprofil ein freies Feld, in das sie diverse Unterlagen (zB Lebenslauf) hochladen können.
Es steht Ihnen frei, welche Daten Sie in das Bewerberprofil bei den vorgesehenen Feldern eingeben und welche Dokumente Sie hochladen. Außerdem obliegt es alleine Ihnen, die Daten zu verwalten und daher zu aktualisieren und/oder zu löschen.
Kapsch Partner Solutions GmbH. wird diese Daten nur in Ihrem Auftrag in der eigenen IT-Infrastruktur oder im Workday Rechenzentrum in Dublin, Irland, speichern und hosten.
Zur Erfüllung des Auftrages werden außerdem automatisch von unserem IT-System technische Informationen und Protokolldaten zum Login auf Ihr Benutzerkonto (Gerät, Programm, Browser, IP-Adresse, Datum, Uhrzeit, Session ID) verarbeitet.
1.2. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Bewerberdaten ist Art 6 Abs 1 lit b DSGVO und daher die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Als Sie sich über www,kapsch.net/karriere registriert haben und ein Bewerberprofil angelegt haben, haben Sie einen entsprechenden Auftrag an uns zur Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten in unserer IT-Infrastruktur erteilt.
Die vorübergehende Speicherung der technischen Informationen zum Login ist erforderlich für die Gewährleistung der Sicherheit und Verfügbarkeit der IT-Infrastruktur und daher um den Auftrag entsprechend erfüllen zu können, weshalb die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung unser berechtigtes Interesse im Sinne des Art 6 Abs 1 lit f DSGVO ist.
1.3. Zweck der Datenverarbeitung
Die Daten, die Sie in das Bewerberprofil nach Ihrer Registrierung eingeben, werden von uns auf unserem Server innerhalb unserer IT-Infrastruktur oder im Workday Rechenzentrum in Dublin, Irland, gespeichert. Die in Ihrem Bewerberprofil eingegebenen Daten werden von Kapsch Partner Solutions GmbH. ausschließlich zur Erbringung der beauftragten Speicher- und Hosting-Dienstleistungen verarbeitet. Kapsch Partner Solutions GmbH. wird diese Daten zu keinem anderen Zweck und nicht im eigenen Interesse verarbeiten und insbesondere weder einsehen noch richtigstellen oder vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist löschen.
Wir tragen im Rahmen des Auftrages dafür Sorge, dass Sie solange Sie den Auftrag an uns nicht widerrufen, auf Ihre Daten zugreifen und diese verwalten können. Sie selbst können die Daten im Bewerberprofil verwalten und daher zB. aktualisieren oder löschen. Unter MyWorkday ist es für HR Recruiting möglich einen Prozess zur Löschung des Bewerberprofils anzustoßen.
Die technischen Informationen und Protokolldaten erheben wir, um die Funktionsfähigkeit und IT-Sicherheit der Bewerberplattform sicherzustellen.
1.4. Dauer der Speicherung
Sobald Sie die Löschung Ihres Bewerberprofiles beantragen, werden auch die dort von Ihnen hochgeladenen Daten gelöscht. Sie haben außerdem die Möglichkeit sämtliche dort hochgeladene Daten und Dokumente einzeln zu löschen bzw. zu aktualisieren.
Die technischen Informationen und Protokolldaten speichern wir für einen Zeitraum von 3 Wochen.
1.5. Empfänger von Daten
Die Bewerberplattform wird von Kapsch Partner Solutions GmbH. betrieben. Kapsch Partner Solutions GmbH. zieht als Auftragsverarbeiter für IT-Dienstleistungen Workday Inc. heran, die daher unter Umständen auch Zugriff auf die Daten der Bewerber haben, um die IT-Dienstleistungen erbringen zu können.
2. Datenverarbeitung „Bewerbungsprozess“
2.1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Bestimmte personenbezogene Daten, die Kapsch Partner Solutions GmbH. für das Anlegen des Bewerberprofils und die weitere Behandlung Ihrer Bewerbung benötigt, und zwar: Anrede, Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Anschrift, ggf. Telefonnummer, E-Mail-Adresse, ggf. Ausbildung, angestrebte Beschäftigung (soweit keine Initiativbewerbung) und Passwort, sind Pflichtfelder.
Die Bereitstellung dieser Daten durch Sie erfolgt dennoch freiwillig; sollten Sie diese als Pflichtfelder gekennzeichneten Daten allerdings nicht bereitstellen, können wir Ihre Bewerbung allenfalls nicht bearbeiten, da bestimmte Angaben zu Ihrer Person zur Beurteilung der Eignung für eine Stelle erforderlich sind.
Sämtliche andere Angaben, die nicht als Pflichtfelder gekennzeichnet sind, und zwar Staatsbürgerschaft, Akademischer Titel, Lebenslauf, Lichtbild; Umstände, wie man von Kapsch erfahren hat; besonders schutzwürdige Daten (zB. Religionsbekenntnis) sowie Profildaten aus Xing oder LinkedIn, können Sie freiwillig ausfüllen, und/oder entsprechende Unterlagen hochladen, welche Daten Kapsch Partner Solutions GmbH. und die Konzerngesellschaft, für die Sie sich beworben haben, dann auch für den gleichen Zweck wie die Pflichtangaben behandeln.
Automatisch werden von uns Angaben zum Login auf Ihr Benutzerkonto und Protokolldaten (Gerät, Programm, Browser, IP-Adresse, Datum, Uhrzeit, Session ID) sowie die Information zur Bewerberquelle verarbeitet.
2.2. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Bewerberdaten ist Art 6 Abs 1 lit b DSGVO und daher die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Indem Sie sich beworben haben, stellen Sie eine entsprechende Anfrage an uns zur Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten im Rahmen der Bewerbung, was die beschriebene Datenverarbeitung erfordert.
Soweit es die Verarbeitung der freiwillig bereitgestellten (auch besonders schutzwürdige) Daten betrifft, stützen wir die Verarbeitung auf Ihre ausdrückliche Einwilligung im Sinne des Art 6 Abs 1 lit a iVm Art 9 Abs 2 lit a DSGVO, die Sie im Zuge des Online-Formulars gegeben haben.
Im Fall einer Initiativbewerbung und daher ohne Bezugnahme auf eine konkret ausgeschriebene Stelle, verarbeiten wir Ihre Daten auch nur nach Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO).
2.3. Zweck der Datenverarbeitung
Die Betreuung und Organisation der Plattform erfolgt durch Kapsch Partner Solutions GmbH.. Die weitere Behandlung der Daten im Bewerbungsprozess ist zwischen der jeweiligen Konzerngesellschaft*, bei der Sie sich beworben haben, und Kapsch Partner Solutions als Dienstleister in Personalfragen, in der Kapsch-Gruppe aufgeteilt.
Die über die Plattform in Ihrem Bewerberprofil eingegebenen Daten werden von Kapsch Partner Solutions GmbH. ausschließlich im Fall Ihrer Bewerbung um eine Stelle zum Zwecke der Zuordnung an die jeweilige Konzerngesellschaft und die Weitergabe an diese verwendet. Soweit Sie Ihre Daten, ohne um sich gleichzeitig um eine Stelle zu bewerben, im Bewerberprofil hochladen, werden wir nur die Speicherung der Daten im Bewerberprofil für Sie organisieren, die Daten sonst allerdings nicht verarbeiten.
Soweit Sie sich bei Kapsch Partner Solutions GmbH. oder einer anderen Kapsch-Gesellschaft bewerben, werden Ihre Bewerberdaten von der jeweiligen Gesellschaft zur Behandlung Ihrer Bewerbung und Berücksichtigung im Bewerbungsprozess sowie für die Entscheidung über die Besetzung der Stelle, für die Sie sich beworben haben, verarbeitet.
Im Fall einer Initiativbewerbung wird Kapsch Partner Solutions GmbH. Ihre Bewerberdaten über einen Zeitraum von 6 bzw. 24 Monaten entsprechend Ihrer Einwilligung in einem Bewerber-Pool speichern und bei Freiwerden einer Stelle an die jeweilige Konzerngesellschaft weitergeben.
2.4. Dauer der Speicherung
Nach erfolgter Reaktion unsererseits auf Ihre Bewerbung werden wir Ihre Daten jedenfalls für die Dauer des Bewerbungsprozesses verarbeiten. Endet der Bewerbungsprozess mit Ihrer Einstellung bei einer Kapsch-Gesellschaft, durch Ablehnung unseres Einstellungsangebots, durch Zurückziehung der Bewerbung Ihrerseits oder durch Absage unsererseits, werden wir Ihre Bewerberdaten für 6 bzw. 24 Monate entsprechend Ihrer Einwilligung nach Ablauf des Monats, in dem der Bewerbungsprozess aus einem der vorgenannten Gründe endet, speichern. Nach Fristablauf werden wir Ihre Daten unwiederbringlich löschen. Die Frist von sechs Monaten ergibt sich aus der Abwehr allfälliger Ansprüche nach dem Gleichbehandlungsgesetz. Die Frist von 24 Monaten ergibt sich im Falle Ihrer ausdrücklichen Zustimmung.
Mündet der Bewerbungsprozess in Ihrer Einstellung, werden wir Ihre dafür relevanten Bewerberdaten in Ihren Personalakt überführen.
Soweit Sie für die Verarbeitung bestimmter Daten Ihre Einwilligung erteilt haben, werden wir Ihre Daten gegebenenfalls früher mit Widerruf Ihrer Einwilligung löschen.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft und ohne Angabe von Gründen mündlich, schriftlich oder elektronisch an Kapsch Partner Solutions GmbH. oder die jeweilige Konzerngesellschaft widerrufen.
Soweit es die von Ihnen im Bewerberprofil, ohne dass Sie eine konkrete Bewerbung an uns versendet haben, verwalteten Daten betrifft, bewahren wir diese nicht separat auf. Sobald Sie daher die Löschung Ihres Bewerberprofiles beantragen, werden auch die dort von Ihnen hochgeladenen Daten gelöscht. Sie haben außerdem die Möglichkeit sämtliche dort hochgeladene Daten und Dokumente einzeln zu löschen bzw. zu aktualisieren.
2.5. Empfänger von Daten
Die Bewerberplattform wird von Kapsch Partner Solutions GmbH. betrieben. Kapsch Partner Solutions GmbH. zieht als Auftragsverarbeiter für IT-Dienstleistungen Workday Inc. heran, die daher unter Umständen auch Zugriff auf die Daten der Bewerber haben, um die IT-Dienstleistungen erbringen zu können.
Ihre Daten werden von Kapsch Partner Solutions GmbH. nur an die jeweilige Konzerngesellschaft weitergegeben bei der Sie sich beworben haben. Nur mit Ihrer Einwilligung wird Ihre Bewerbung auch an andere Konzerngesellschaft zur Verfügung gestellt.
Soweit es die Weitergabe Ihrer Bewerberdaten an eine Kapsch-Gesellschaft außerhalb der EU/ des EWR betrifft, machen wir Sie darauf aufmerksam, dass aus der notwendigen Übermittlung von Daten möglicherweise Risiken entstehen können. Dies deshalb weil hinsichtlich dieser Länder kein Angemessenheitsbeschluss vorliegt und auch sonst keine spezifischen Garantien erbracht wurden, um die Defizite hinsichtlich des Datenschutzniveaus auszugleichen. Es sind in diesen Staaten keine oder nicht hinreichende gesetzliche Regelungen und somit Standards zum Schutz ihrer personenbezogenen Daten vorhanden. Da es sich bei der Verarbeitung ihrer Daten um eine vorvertragliche Maßnahme zur Begründung eines Arbeitsverhältnisses handelt, um das Sie sich selbst beworben haben, ist die Weiterleitung Ihrer Bewerberdaten an diese Gesellschaft mit Sitz außerhalb der EU/des EWR gerechtfertigt (Art 49 Abs 1 lit a DSGVO), da andernfalls Ihre Bewerbung nicht ordnungsgemäß behandelt werden kann.
Wir werden Ihre Daten daher nur dann an diese Gesellschaft weitergeben, wenn Sie in Kenntnis dieses niedrigeren Datenschutzniveaus sich bei dieser Gesellschaft beworben haben.
Die jeweilige Konzerngesellschaft hat Kapsch Partner Solutions GmbH mit der Erbringung von Personaldienstleistungen und daher auch der Beratung hinsichtlich Recruiting beauftragt. Kapsch Partner Solutions GmbH verwendet daher die Bewerberdaten nach Auftrag und nach Weisung der jeweiligen Konzerngesellschaft, die eine Stelle ausgeschrieben hat, oder im Fall einer Initiativbewerbung im Auftrag der Kapsch Partner Solutions GmbH.. Der Ort der Datenspeicherung und des Hostings der Daten ist Wien oder im Workday Rechenzentrum in Dublin, Irland.
3. Datenverarbeitung „Bewerber-Pool“
3.1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir speichern Ihre Bewerberdaten (siehe Punkt 1.1.) in einem Bewerber-Pool, in dem Kapsch Partner Solutions GmbH. nach geeigneten Bewerbungen suchen kann, im Fall des Freiwerdens einer Stelle innerhalb einer der Konzerngesellschaften der Kapsch-Gruppe.
3.2. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist in diesem Fall Art 6 Abs 1 lit a DSGVO und daher Ihre Einwilligung.
3.3. Zweck der Datenverarbeitung
Wenn Sie in eine Evidenzhaltung Ihrer Bewerberdaten im Bewerber-Pool separat einwilligen, ist die Speicherung Ihrer Bewerberdaten notwendig, um Sie über eine geeignete frei werdende Stelle in einer der Konzerngesellschaften zu einem späteren Zeitpunkt informieren zu können.
Kapsch Partner Solutions GmbH. wird Ihre Bewerberdaten an die jeweilige Konzerngesellschaft weitergeben, bei der eine passende Stelle gefunden wurde, die Sie im Weiteren kontaktieren wird.
3.4. Dauer der Speicherung
Wir speichern Ihre Daten in einem Bewerber-Pool über einen Zeitraum von 6 bzw. 24 Monaten entsprechend Ihrer Einwilligung, soweit Sie Ihre Einwilligung nicht zu einem früheren Zeitpunkt widerrufen.
Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft und ohne Angabe von Gründen mündlich, schriftlich oder elektronisch an Kapsch Partner Solutions GmbH. widerrufen.
3.5. Empfänger von Daten
Wir werden Ihre Bewerberdaten an die jeweilige Konzerngesellschaft* bei Freiwerden einer offenen Stelle mit Ihrer Einwilligung weitergeben. Sonst werden Ihre Daten nicht weitergegeben.
4. Rechte der betroffenen Person
4.1. Recht auf Auskunft
Sie haben gegenüber uns das Recht auf Auskunft über alle Daten zu Ihrer Person, die von Kapsch Partner Solutions GmbH. verarbeitet werden. Im Einzelnen können Sie von uns über folgende Informationen Auskunft verlangen:
- die Zwecke, zu denen die personenbezogenen Daten verarbeitet werden;
- die Kategorien von personenbezogenen Daten, welche verarbeitet werden;
- die Empfänger bzw die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden oder noch offengelegt werden;
- die geplante Dauer der Speicherung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten oder, falls konkrete Angaben hierzu nicht möglich sind, Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer;
- das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, eines Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung;
- das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;
- alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden;
- das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art 22 Abs 1 und 4 DSGVO und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person.
Ihnen steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden. In diesem Zusammenhang können Sie verlangen, über die geeigneten Garantien gem Art 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.
4.2. Recht auf Richtigstellung und Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie können die Berichtigung oder Vervollständigung unrichtiger oder unvollständiger Daten verlangen. Sie können unter bestimmten Umständen, beispielsweise, wenn die Richtigkeit von Daten streitig ist, bis die Richtigkeit überprüft worden ist, eine Einschränkung der Verarbeitung von Daten dahingehend verlangen, dass diese nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person, oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses verarbeitet werden dürfen.
4.3. Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie können verlangen, dass Kapsch Partner Solutions GmbH. Ihnen - oder soweit dies technisch machbar ist, einem von Ihnen bestimmten Dritten - eine Kopie Ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format übersendet. Außerdem haben Sie das Recht diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln, sofern
- die Verarbeitung auf einer Einwilligung gem Art 6 Abs 1 lit a DSGVO oder Art 9 Abs 2 lit a DSGVO oder auf einem Vertrag gem Art 6 Abs 1 lit b DSGVO beruht, und
- die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.
In Ausübung dieses Rechts haben Sie ferner das Recht, zu erwirken, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten direkt von uns einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Freiheiten und Rechte anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden.
4.4. Recht auf Löschung
Sie haben das Recht auf Löschung von Daten unter bestimmten Umständen, etwa wenn diese nicht gemäß den Datenschutzanforderungen verarbeitet werden.
Das sogenannte „Recht auf Vergessenwerden“ findet auf Sie keine Anwendung, weil Kapsch Partner Solutions GmbH. Ihre personenbezogenen Daten auf keinen Fall öffentlich macht.
Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber Kapsch Partner Solutions GmbH. geltend gemacht, sind wir verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden.
4.5. Recht auf Widerspruch
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art 6 Abs 1 lit e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Kapsch Partner Solutions GmbH. verarbeitet die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in diesem Fall nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
4.6. Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung
Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit ohne Angabe von Gründen zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
5. Aufsichtsbehörde
Ungeachtet der Möglichkeit einer Klage beim Landesgericht nach § 29 Abs 2 Datenschutzgesetz 2018 und etwaiger anderer Rechtsbehelfe besteht das Recht auf Beschwerde bei der nationalen Aufsichtsbehörde Ihres Aufenthaltsortes, wenn eine unrechtmäßige Verarbeitung personenbezogener Daten angenommen wird. In Österreich ist die Datenschutzbehörde zuständig.